Bei der Ermittlung des Personals wird teilweise die Arbeitszeit der Mitarbeiter berücksichtigt und teilweise nicht. Im letzteren Fall wird oft von „Anzahl der Mitarbeiter“ oder „Köpfe“ gesprochen. Gehen Teilzeitmitarbeiter hingegen nur „anteilig“ entsprechend ihrer Arbeitszeit in die Berechnung ein, werden Bezeichnungen wie Personalkapazität, Mann- oder geschlechtsneutral Personenjahre sowie Full Time Equivalent (FTE) und Vollzeitäquivalente verwendet. Der Geschäftsführer spricht von „Mitarbeiterzahl“ und der Abteilungsleiter von „Personalkapazität“. Beide haben anscheinend die Teilzeitmitarbeiter daher unterschiedlich berücksichtigt.

Bei den Personalzahlen kann es je nach Verwendungszweck sinnvoll sein, Zeitpunktwerte wie auch Zeitraumwerte zu berechnen. Es wird also der Headcount entweder zu einem bestimmten Datum, z.B. dem Ende einer Berichtsperiode, als auch im Durchschnitt einer Berichtsperiode ermittelt werden. Der Geschäftsführer verwendet einen Zeitpunktwert, da er von der „gegenwärtigen Mitarbeiterzahl“ spricht. Der Abteilungsleiter verwendet hingegen eine „durchschnittliche Personalkapazität“, also einen Zeitraumwert.

Je nach Verwendungszweck werden bestimmte Personen in die Mitarbeiterzahl bzw. Personalkapazität eingerechnet oder nicht. Deswegen müsste die genaue Berechnung geprüft werden.
Auszubildende sind beispielsweise im rechtlichen Sinne keine Mitarbeiter des Unternehmens, da sie keinen Arbeitsvertrag, sondern einen Ausbildungsvertrag haben. Andererseits verrichten sie zumindest teilweise Arbeiten im Unternehmen.
Leiharbeitnehmer und freie Mitarbeiter stehen ebenfalls „kapazitiv“ zur Verfügung, haben mit dem Unternehmen jedoch auch keinen Arbeitsvertrag.
Im Falle von Elternzeit oder bei Leistung eines freiwilligen sozialen Jahres ruhen die Arbeitsverträge. Die entsprechenden Personen sind also nach wie vor grundsätzlich Mitarbeiter des Unternehmens, stehen aber gegenwärtig „kapazitiv“ nicht zur Verfügung.
Langzeiterkrankte Personen sind ebenfalls nach wie vor Mitarbeiter des Unternehmens. Es ist aber oft intern umstritten, ob und wie lange sie noch bei der Kapazität einer Abteilung mitberücksichtigt werden.