Wenn im Bericht beispielsweise ein Monatsumsatz von 9 Mio. Euro angezeigt und in weiteren Spalten der Planumsatz von 10 Mio. Euro und der Istumsatz des Vorjahresmonats von ebenfalls 9 Mio. Euro angegeben wird, sind Kommentierungen wie „Der Monatsumsatz lag auf Vorjahresniveau aber 10% unter Plan“ völlig nutzlos aber in der Praxis leider keine Seltenheit. Den Inhalt dieser Kommentierung kann sich der Berichtsleser selbst aus den Zahlen erschließen. Er möchte andere Antworten: Wieso lag der Umsatz unter Plan? Werden wir vermutlich auch in den Folgemonaten unter Plan bleiben?

Für die Kommentierung ist es daher immer sinnvoll grundsätzlich drei Blickrichtungen einzunehmen:

Der erste Blick geht in die Vergangenheit und versucht die Ursachen für die Kennzahlen im Ist zu erklären. In dem vorgenannten Beispiel könnte z.B. eine Erklärung sein, dass eine Produktionsanlage im vergangenen Monat defekt war, und deshalb Bestellungen nicht an Kunden ausgeliefert werden konnten.

Der zweite Blick geht in die Gegenwart und versucht die gegenwärtige Situation darzustellen. In dem Beispiel könnte die Produktionsanlage beispielsweise inzwischen repariert und das Problem somit gelöst sein.

Der dritte Blick geht in die Zukunft und versucht die Entwicklung für den vorausliegenden Zeitraum zu prognostizieren. In dem Beispiel könnte es beispielsweise der Fall sein, dass der Umsatzausfall in den Folgemonaten aufgeholt und die verzögerten Bestellungen nach und nach abgearbeitet werden können. Genauso wäre es aber natürlich auch denkbar, dass die Kunden diese Bestellungen storniert haben und damit kein „Aufholeffekt“ zu erwarten ist.